AMJ Neliöt

AMJ Neliöt Oy – TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU)
mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

  1. REKISTERINPITÄJÄ
    AMJ Neliöt Oy
    Hietalammintie 130, 03710 Uusitalo
    3436502-4
    Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
    Aila Bergbom
    Yrittäjä, toimitusjohtaja
    puh.0408216954
    aila.bergbom@amjneliot.fi
    postiosoite: Hietalammintie 130, 03710 Uusitalo
  2. REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ
    AMJ Neliöt Oy asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”).
  3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE /
    MIKSI KERÄÄMME TIETOJANNE?
    3.1 Yleistä henkilötietojen käsittelystä
    Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä
    noudatetaan
    tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja
    viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla
    tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa
    kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat
    menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.
    3.2 Henkilötietojen keräämisen tarkoitus
    a) Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde
    Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän
    sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa;
    toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim.
    ostaja tai vuokralainen) kanssa; sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun
    asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa. Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim.
    asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten

ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin
mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän
asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.
Tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä
Asiakas.
b) Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä
ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja
vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen
hoitaminen sekä Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla
kohdassa ”Asiakasrekisterin tietosisältö” mainittujen tietojen tallentamista,
käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää

toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde-
ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan (”Toimeksiantopäiväkirja”).

c) Rahanpesun lakisääteinen valvonta
Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä
”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain
mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja
terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä
rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai
terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu,
tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja,
jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi
ja
paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden
tarkoitusten kanssa.
d) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen
Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus
ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen
suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.
Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin
liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.
3.3 Tietojen käyttötarkoitus
Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin
tarkoituksiin:
asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja
suojaaminen
laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
mainonnan kohdentaminen
palveluita koskeva analysointi ja tilastointi

asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien
henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
muut vastaavat käyttötarkoitukset.
3.4 Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä
Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa 3.2 a), b) ja c) tarkoitettuja tietoja, ei
asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai
osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa. Mikäli asuntoesittelyssä ei saada
kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida välttämättä
päästää asuntoesittelyyn.

  1. ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA
    KERÄÄMME
    Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään tai voidaan käsitellä seuraaviin
    ryhmiin kuuluvia tietoja:
    Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli omasta tai yrityksen puolesta
    toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa
    tunnistamista varten laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot asiakkuuteen ja
    sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden
    käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen
    tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut
    vastaavat tiedot lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
    mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot palvelujen muut
    tapahtumatiedot reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot vuokralaisen luottotiedot ja
    muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten Rahanpesulain
    valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia
    Asiakkaaseen liittyviä tietoja:
    nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
    edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
    oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja
    rekisteriviranomainen
    oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset
    nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
    oikeushenkilön toimiala
    tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
    henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai
    muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on
    etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä
    tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta,
    taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot
    varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut
    Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot

Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät
tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän
tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto
Asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot

  1. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
    Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon
    päättymisestä.
    Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen
    edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin
    taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi.
    Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin
    viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden
    tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä,
    444/2017, 4 §).
    Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei
    enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut
    ainoastaan
    Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.
  2. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET / MISTÄ TIETOJA
    KERÄTÄÄN?
    Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai
    vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien,
    selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä,
    rekisterinpitäjän palveluita muutoin

käytettäessä tai muutoin suoraan Asiakkaalta esimerkiksi asunto- ja kohde-
esittelyissä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esim.

isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä
luottotietorekistereistä.
Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen
suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai
lähteistä.

  1. TIETOJEN LUOVUTUS / MIHIN TIETOJA VOIDAAN
    ANTAA?
    Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön
    sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen
    toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa

siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon
yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm.
isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai
Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään
maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai
sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle
voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä,
kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.
Kaupan tietoja luovutetaan Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa
tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun, jonka tietosuojaseloste on
saatavilla osoitteessa http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.
Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä
voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain
rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim.
kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä
asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot.

  1. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET / MITEN
    SUOJAAMME HENKILÖTIETOJANNE?
    Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää
    käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän
    käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja
    alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien
    tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka
    ovat palomuurein, salasanoin ja mudein teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat
    sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt
    ennalta määritellyt henkilöt. Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee
    rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan
    välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja
    varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön
    vaatimukset.
  2. ASIAKKAAN OIKEUDET / MITEN VOIN TOIMIA
    VARMISTAAKSENI KÄSITTELYN
    LAINMUKAISUUDEN?
    9.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu
Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle
kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla
varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.
Edellä sanotusta poiketen, Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa
säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja
(Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä
tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.
Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa
tarkastuspyynnön esittämisestä.
Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot
siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa
koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt
tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
9.2 Virheellisen tiedon oikaiseminen
Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja
tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.
9.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon
poistaminen
Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä
suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja
mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä
rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo
rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka
peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.
9.4 Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on
suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa
mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne
tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä
tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.
9.5 Menettely oikeuksien käyttämisessä
Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä
rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.
9.6. Erimielisyydet

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos
rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

  1. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
    Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa
    profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.